Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma wydatkami. Szczęśliwie, część z nich można odliczyć od dochodów, zmniejszając w ten sposób kwotę podatku do zapłaty. Jednak nie wszystkie wydatki kwalifikują się jako koszty uzyskania przychodu. Jakie więc pozycje można uwzględnić w zeznaniu podatkowym?
Na wstępie warto podkreślić, że koszty muszą pozostawać w bezpośrednim związku z osiąganymi przychodami. Innymi słowy – musisz je ponieść, aby móc zarobić. Wydatki prywatne, które nie mają związku z działalnością gospodarczą, nie podlegają odliczeniu.
Koszty bezpośrednie i pośrednie
Koszty uzyskania przychodów dzielą się na bezpośrednie i pośrednie. Bezpośrednie to wydatki poniesione na wytworzenie konkretnego dobra lub usługi. Przykładem może być cena materiałów wykorzystanych do produkcji towaru czy wynagrodzenie pracownika bezpośrednio zaangażowanego w proces produkcyjny.
Koszty pośrednie natomiast nie mają bezpośredniego związku z wytwarzaniem konkretnego produktu, ale umożliwiają prowadzenie działalności. Zaliczamy do nich m.in. czynsz za wynajem lokalu, opłaty eksploatacyjne, energię elektryczną i ogrzewanie.
Warto pamiętać, że podział na koszty bezpośrednie i pośrednie nie ma większego znaczenia przy rozliczaniu podatku dochodowego. Istotne jest jedynie, czy wydatek faktycznie łączy się z uzyskiwanymi przychodami.
Przykłady kosztów uzyskania przychodów
Poniżej przedstawiamy najczęściej występujące koszty uzyskania przychodów, które można odliczyć od dochodów:
- Wynagrodzenia pracowników wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
- Składki na własne ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy
- Zużycie materiałów i surowców
- Usługi obce (np. księgowe, prawne, transportowe)
- Koszty eksploatacji środków trwałych (np. maszyn, urządzeń)
- Amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
- Czynsze najmu lokali i dzierżawy gruntów
- Opłaty eksploatacyjne (np. za energię, ogrzewanie, wodę)
- Koszty reklamy i promocji
- Koszty podróży służbowych
- Odpisy aktualizujące należności
- Ubezpieczenia majątkowe
- Koszty eksploatacji środków transportu
- Przesyłki pocztowe i kurierskie
Jak widać, katalog wydatków kwalifikowanych jako koszty uzyskania przychodów jest bardzo szeroki. Obejmuje praktycznie każdy racjonalnie poniesiony wydatek związany z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Koszty mieszane
W trakcie działalności możesz także ponieść koszty tzw. mieszane, czyli takie, które tylko w części dotyczą firmy. Chodzi tu przede wszystkim o wydatki na samochód, telefon czy Internet wykorzystywane zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych.
W takiej sytuacji możesz odliczyć tylko część kosztów adekwatną do wykorzystania służbowego. Jeśli np. eksploatujesz jedno auto i używasz go w 30% do działalności gospodarczej, to dokładnie 30% poniesionych kosztów (paliwo, naprawy itp.) możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Ułatwienie w rozliczaniu małych firm
Podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub będący wspólnikami spółek niemających osobowości prawnej (np. cywilnych) mogą skorzystać z ułatwienia w rozliczaniu niektórych wydatków. Chodzi tu o koszty używania mieszkania lub samochodu do celów firmowych.
Zamiast wyodrębniać część wydatków dotyczących działalności, ryczałtowo można odliczyć:
- 1,5% przychodu z najmu mieszkania wykorzystywanego także do działalności
lub - 20% przychodu z tytułu używania samochodu osobowego również do celów prywatnych
Dla wielu firm skorzystanie z tego ułatwienia może znacząco ograniczyć obowiązki ewidencyjne i dokumentacyjne. Inna sprawa, że przy wysokich przychodach odliczenie ryczałtowe niekoniecznie musi być korzystne.
Reguły dotyczące kosztów uzyskania przychodów
Oprócz bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością, koszty uzyskania przychodów muszą spełniać także inne wymogi określone w przepisach:
- Muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania/zabezpieczenia ich źródła
- Nie mogą być wymienione wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów
- Muszą być należycie udokumentowane (np. fakturą, rachunkiem)
- W przypadku niektórych kosztów istnieją limity kwot możliwych do odliczenia
Katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów jest dosyć obszerny. Zaliczamy do niego m.in.:
- Wydatki na nabycie lub wytworzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
- Zapłacone kary, grzywny i odszkodowania
- Odsetki od zaległości podatkowych oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne
- Reprezentację (wydatki na podejmowanie klientów)
Suma summarum, koszty powinny łączyć się z działalnością i mieć ekonomiczne uzasadnienie. Jednocześnie nie można zaliczyć do nich wydatków o charakterze inwestycyjnym oraz kar i opłat związanych z nieprzestrzeganiem prawa.
Terminy odliczania kosztów
Koszty uzyskania przychodów możesz odliczyć w tym roku podatkowym, w którym zostały faktycznie poniesione – niezależnie od terminu ich zapłaty. Innymi słowy – przy rozliczaniu ważna jest data wystawienia faktury lub rachunku, a nie data uregulowania płatności.
W specyficznych przypadkach obowiązują jednak inne zasady odliczania kosztów:
- Składki na ubezpieczenia społeczne możesz odliczyć dopiero w momencie ich faktycznego opłacenia
- Koszty bezpośrednie związane z przychodem należnym możesz odliczyć dopiero w momencie uzyskania przychodu (metoda memoriałowa)
- Odpisy z tytułu trwałej utraty wartości aktywów możesz odliczyć wyłącznie w roku podatkowym, w którym aktywa te sprzedano lub zlikwidowano
Ważna kwestia – koszty zapłacone przed rozpoczęciem działalności gospodarczej (tzw. koszty założycielskie) również można odliczyć od przychodu. Będzie to jednak możliwe dopiero w miesiącu, w którym rozpoczniesz prowadzenie działalności.
Ewidencja kosztów
Obowiązek prowadzenia ewidencji kosztów uzyskania przychodów zależy od tego, jaką formę opodatkowania wybrałeś. Podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych (skala podatkowa lub liniowy 19% PIT) muszą dokumentować wszystkie wydatki związane z działalnością.
Najwygodniejszą formą jest prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub pełnej rachunkowości. Dzięki temu bez większego trudu będziesz mógł ustalić roczne koszty uzyskania przychodów do odliczenia w zeznaniu.
Osoby korzystające jednak z ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej mogą po prostu gromadzić wszystkie faktury i rachunki. Urzędy skarbowe nie żądają od tych podatników prowadzenia odrębnej ewidencji kosztów.
Koszty uzyskania przychodu – rola doradcy podatkowego
Pomimo licznych wyjaśnień Ministerstwa Finansów oraz bogatego orzecznictwa sądów, niejednokrotnie mogą pojawić się wątpliwości, czy dany wydatek kwalifikuje się jako koszt uzyskania przychodu.
W przypadku większych firm warto zasięgnąć porady doradcy podatkowego lub księgowego. Specjaliści z tej branży dysponują nie tylko odpowiednią wiedzą, ale także aktualną linią orzeczniczą sądów. Dzięki temu będziesz miał pewność, że składając zeznanie podatkowe, prawidłowo zakwalifikowałeś poszczególne pozycje kosztowe.
Współpraca z doradcą na bieżąco pozwoli Ci też rozwiązywać ewentualne problemy jeszcze przed złożeniem zeznania. Unikniesz w ten sposób ryzyka zakwestionowania kosztów przez urząd skarbowy i dodatkowych zobowiązań podatkowych wraz z odsetkami.
Koszty uzyskania przychodu to pojemna kategoria podatkowa. Aby wykorzystać cały jej potencjał, warto jednak zapoznać się z obowiązującymi regulacjami i zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe udokumentowanie poniesionych wydatków.